Par Lyne Talbot
Le 7 juin 2011

Multiplier le temps avec la technologie est possible. Le secret? L’utilisation judicieuse des outils, tels que la boîte vocale, Outlook, les courriels et le téléphone intelligent.

Multiplicateurs ou soustracteurs de temps

Paradoxalement, nos multiplicateurs de temps sont aussi pour plusieurs des soustracteurs de temps. En effet, mal utilisée, la technologie se transforme en source d’interruption, d’intrusion ou de distraction impitoyable… un voleur de temps par excellence.

Optimiser la boîte vocale

La boîte vocale, en chute libre, est détrônée par les messages textes et les courriels. Toutefois, elle s’avère encore très utile dans la mesure où elle est utilisée judicieusement. Voici quelques trucs pour optimiser son usage :

• Personnaliser son message d’accueil qui se veut court, clair et concis.
• Laisser des messages courts, clairs et concis avec coordonnées, but de l’appel et moment de rappel.
• Faire travailler la boîte vocale pour soi en prenant ses messages à heure fixe.

Gestion efficace des courriels

Les messages textes et les courriels gagnent du terrain et offrent de nombreux avantages. Ne dit-on pas que les paroles s’envolent et que les écrits restent? Toutefois, ils peuvent s’avérer une source d’interruption et de distraction considérable. Pour multiplier le temps :

• Réserver des plages horaires pour lire ses courriels et y répondre (trop souvent = soustracteur de temps).
• Gérer ses courriels en donnant priorité aux courriels urgents et importants.
• Gagner en efficacité en vidant régulièrement boîte de réception, éléments envoyés et éléments supprimés.

Utiliser Outlook de façon optimale

Outlook recèle d’outils pour nous permettre de multiplier le temps, dont :

• Liste de tâches qui évite la retranscription et permet un rappel automatique dans le calendrier au moment opportun avec suivis (trop nombreux encore les adeptes du papier).
• Calendrier pour planifier le court, le moyen et le long termes et la gestion des tâches ou des projets de longue durée.
• Gestion de projets, une méthode simple pour identifier les étapes critiques d’un projet et ne rien oublier.

Éliminer les obstacles

Identifier, voire anticiper les obstacles à éliminer dans la gestion de projets et de priorités multiples est gage de succès. Quels sont ces obstacles qui vous empêchent de gérer efficacement vos projets et vos priorités? Engagez-vous à les éliminer afin de vous permettre de gagner en efficacité et de faciliter la réalisation et la réussite de vos projets.

Le téléphone intelligent… qu’en est-il de son utilisateur?

Le téléphone intelligent… le multiplicateur de temps par excellence. Il gagne du terrain à une vitesse fulgurante, et pour cause. Le monde au bout de ses doigts! Et pourtant… Cet outil par excellence s’avère, pour de plus en plus d’utilisateurs, un soustracteur de temps vorace. Êtes-vous accro à votre téléphone intelligent? Pouvez-vous vivre sans lui 24 heures? Lui avez-vous réservé une place de choix sur votre table de chevet? Lui donnez-vous priorité en présence de quelqu’un? Textez-vous en conduisant?

Mise en garde

• L’utilisation judicieuse de la technologie permet de multiplier le temps.
• Y consacrer trop de temps, pas assez ou mal l’utiliser est un soustracteur de temps impitoyable.
• Se réserver des plages horaires pour permettre aux multiplicateurs de temps de travailler pour soi.
• Changer ses habitudes avant même que la technologie se transforme en source d’interruption, d’intrusion ou de distraction.

Engagement

Évaluez vos habitudes actuelles dans l’utilisation de la technologie. Multiplient-elles ou soustraient-elles votre temps?

Partagez cette infolettre avec vos collègues et vos amis. Pour en savoir plus :

Participez à la discussion du mois sur Facebook et Twitter.

Voyez Lyne à l'émission En affaires diffusée sur le Canal Argent - 14 juin, 10h20